Administrasi Perkantoran

ADMINISTRASI PERKANTORAN : Pengertian, Fungsi, Tujuan, Karakteristik [LENGKAP]

Administrasi Perkantoran – Adalah serangkaian aktivitas sehari-hari yang bersangkutan dengan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang dan logistik dalam sebuah organisasi. Seorang karyawan yang melaksanakan tugas ini biasanya disebut administrator kantor ataupun manajer kantor. Tugas seorang administrator perkantoran bervariasi tergantung dalam bos pemberi kerja dan taraf pendidikan yang dimiliki.

Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran

Apa yang dimaksud dengan administrasi perkantoran? Pengertian Administrasi Perkantoran adalah serangkaian aktivitas rutin di dalam suatu organisasi yangberkaitan dengan pengelolaan data dan informasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut secara sistematik.

Secara etimologi kata Administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad yang memiliki arti intensif dan ministrare atau dalam bahasa Indonesia berarti membantu, melayani, atau memenuhi.

Definisi administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan teknis dan mempunyai peranan pokok dalam pelaksanaan kegiatan operatif, menyiapkan laporan pada direksi, serta berperan dalam menciptakan organisasi perusahaan yang lebih efektif.

Sedangkan dalam arti luas, administrasi perkantoran bisa diartikan sebagai aktivitas perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan, serta mengawasi berbagai pekerjaan yang berkaitan dengan ruang lingkup di kantor dan tata usaha yang tertib.

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran

Agar lebih memahami apa arti administrasi perkantoran, maka kita bisa melihat pada pendapat beberapa ahli. Berikut ini akan dijelaskan definisi administrasi perkantoran menurut para ahli:

1. George Terry

George Terry menyatakan bahwa pengertian administrasi perkantoran adalah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan pada sebuah perkantoran serta menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

2. Edwin Robinson dan William Leffingwell

Edwin Robinson dan William Leffingwell berpendapat bahwa pengertian Administrasi perkantoran adalah turunan dari ilmu dan seni manajemen yang berkaitan dengan operasional tugas kantor secara tepat.

3. Suparjati

Suparjati menyatakan bahwa definisi Administrasi perkantoran adalah suatu proses kerja sama dalam lingkup kantor untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama dengan melakukan fungsi manajemen.

4. Arthur Granger

Menurut Arthur Granger, administrasi perkantoran yaitu berfungsi untuk melaksanakan komunikasi pekerjaan kantor dengan tepat dan tata pelayanan kegiatan dokumentasi.

5. William Spriegel dan Ernest Daview

William Spriegel dan Ernest Daview berpendapat bahwa pengertian administrasi perkantoran adalah pemberian yang tertuju pada semua kegiatan operasional seperti transportasi, manufacturing, produksi, pengelolaan gudang, dan marketing.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran

Seperti yang telah dijelaskan pada pengertian administrasi perkantoran di atas, secara umum tujuan dari proses manajemen perkantoran ini adalah agar tujuan perusahaan bisa tercapai secara efektif dan efisien serta memenuhi syarat dari sisi teknis, ekonomi, dan psikologis.

Teknis; mempunyai manfaat dan daya guna.

Ekonomis; harganya pantas atau sesuai dengan yang sebenarnya.

Psikologis; memberikan kepuasan.

Berikut ini adalah tujuan administrasi perkantoran secara lengkap:

  • Menyajikan data dan informasi secara lengkap kepada pihak-pihak yang membutuhkan untuk pelaksanaan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
  • Melaksanakan pengawasan pekerjaan kantor dan administrasi agar dapat memastikan terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, serta prosedur yang tepat.
  • Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar pelayanan dalam hubungannya dengan manajemen.
  • Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk mengidentifikasi masalah dan penyebabnya, serta berusaha untuk menyelesaikan masalah tersebut.
  • Memberikan pelatihan atau perintah kerja kepada seorang pegawai.
  • Melakukan pemeriksaan, pemantauan, dan evaluasi kerja dengan membuat laporan terkait kegiatan produksi, pengiriman, dan penggajian.
  • Melakukan proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara sampai memilih seorang pegawai.
  • Menganalisis dan mengomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada para pegawai.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran

Seorang administrator bertanggungjawab atas perencanaan kerja bagi pegawai, pengawasan pegawai, serta meminta pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan atau perbaikan peralatan kantor yang sudah ada.

1. Aktivitas Kantor

Berikut ini beberapa aktivitas kantor yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi perkantoran diantaranya:

  • Perencanaan Perkantoran (office planning)
  • Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
  • Pengarahan Perkantoran (office actuating)
  • Pengawasan Perkantoran (office controlling)

2. Sarana/ Fasilitas Kerja Perkantoran

Berikut ini beberapa sarana/ fasilitas yang termasuk di dalam ruang lingkup administrasi perkantoran adalah:

  • Lokasi kantor
  • Gedung
  • Peralatan
  • Interior
  • Mesin-Mesin Kantor

Fungsi Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran

Secara umum ada lima fungsi administrasi perkantoran dalam hubungannya dengan operasional suatu organisasi. Berikut ini adalah penjelasan uraian fungsi administrasi perkantoran tersebut:

  1. Fungsi Rutin, merupakan fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
  2. Fungsi Teknis, merupakan fungsi administrasi yang memerlukan pendapat, keputusan, serta keterampilan perkantoran yang mumpuni.
  3. Fungsi Analis, merupakan fungsi administrasi yang memerlukan cara berpikir kritis dan kreatif serta kemampuan memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.
  4. Fungsi Interpersonal, merupakan fungsi administrasi yang memerlukan analisis dan penilaian sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu serta keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain.
  5. Fungsi Manajerial, merupakan fungsi administrasi yang memerlukan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, memberikan motivasi.

Tugas Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran

Tugas utama Administrasi Perkantoran adalah melakukan perekapan data, mengelola dokumen dan tentunya menyimpannya secara tersusun. Admin kantor juga perlu membangun hubungan baik dengan setiap karyawan. Karena lagi-lagi bidang yang dikerjakannya ini akan berkaitannya dengan karyawan dan manejemen perusahaan.

1. Menerima Panggilan Telepon

Seorang admin kantor biasanya yang paling bertugas untuk urusan komunikasi lewat telepon, menerima dan melakukan panggilan melalui telepon dari pihak luar. Di sini perlu mempunyai kemampuan komunikasi yang baik. Untuk perkantoran skala kecil menengah, biasanya  memang harus bertugas untuk menjawab telepon. Lain halnya jika untuk perusahaan skala besar, biasanya sudah ada divisi lain semisal Customer Service.

Di sini juga tugas administrasi perkantoran sebagai penghubung juga. Adakalanya harus berhubungan dengan relasi dari kantor lain untuk urusan kerjasama bisnis dan lain sebagainya.

2. Membuat Agenda Kantor

Dari komunikasi melalui telepon, adakalanya ada relasi yang mau bertemu dengan pimpinan perusahaan atau divisi lain. Nah, tugas Administrasi Perkantoran juga harus menyiapkan agenda untuk acara/kegiatan semacam ini. Tapi untuk mengagendakan jadwal pertemuan, harus adanya komunikasi dengan bagian lain agar jadwal dapat tersusun dengan tepat dan tidak bertabrakan.

3. Entri Data Perusahaan

Tugas yang biasa dikerjakan seorang Administrasi Perkantoran adalah masalah entri data (rekap data). Data transaksi dari klien, data informasi konsumen dan lainnya harus dikumpulkan. Tenang, tidak semuanya di rekap sendiri. Jika perusahaan sudah ada divisi lain, misal divisi gudang, biasanya tugas admin kantor hanya merekap kesimpulan yang sudah dilaksanakan dari divisi lain.

Administrasi perkantoran harus punya ketelitian yang mendasar. Data-data seperti alamat, nomor telepon, dan lainnya harus direkap dengan tersusun agar lebih mudah untuk ditemukan.

4. Melakukan Arsip Data

Agar data-data mudah dikelola, maka harus dilakukan pengarsipan. Ini juga yang menjadi tugas Administrasi Perkantoran. Sehingga data dokumen dan apapun itu dapat terorganisir dengan baik.

Sepintas memang terlihat banyak sekali tugas dari Administrasi Perkantoran. Tapi yakinlah dengan diri Anda sendiri, jika Anda sudah tahu dan senang dengan pekerjaan ini, tugas-tugas tersebut tidaklah menjadi beban.

Semua pekerjaan itu ada resiko dan tanggung jawab yang harus dilakukan. Semua tinggal terserah diri kita masing-masing. Jika Anda memang sudah mantap dengan pekerjaan ini ya lakukan saja.

Saya yakin jika menjalani pekerjaan dengan hati senang dan kita nyaman dengan pekerjaan yang telah diberikan, maka semuanya akan berjalan lancer tanpa adanya beban. Kalian tidak perlu merisaukan apa saja pekerjaannya, yang penting lakukan sesuai tanggung jawab yang diberikan.

Tugas Administrasi Perkantoran ini sangat penting, itu artinya keberadaan Anda di kantor juga sangat rentan. Kemampuan Anda sangat dibutuhkan untuk urusan Administrasi ini.

Biasanya perusahaan yang membutuhkan Administrasi Perkantoran akan mencari kandidat mulai dari lulusan D2 Administrasi Perkantoran. Tapi jika perusahaan tersebut telah bonafit, biasanya persyaratan pendidikan minimal S1. Tapi tak masalah, jika Anda memang mampu dan sudah berpengalaman, ajukan saja lamaran Administrasi Perkantoran.

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran

1. Bersifat Pelayanan

Pekerqjaan kantor adalah melayani pelaksanaan pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok  kantor) dalam mencapai tujuan organisasi. Contohnya, petugas perpustakan mencatat siswa yang meminjam buku di perpustakan.

2. Bersifat Terbuka dan Luas

Administrasi perkantoran dibutuhkan di mana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Artinya, pekerjaan kantor bisa dikerjakan di mana saja dalam suatu  organisasi. Contohnya, petugas listrik mencatat meteran listrik ke rumah-rumah. Polisi melaksanakan razia serta mencatat nama pelanggar dan sanksi yang didapat.

3. Dilaksanakan oleh Semua Pihak dalam Organisasi

Pekerjaan kantor dalam dilakukan siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi  hingga karyawan yang paling bawah. Contohnya, seorang murid mendatangi kelas- kelas untuk mencatat siswa yang akan mengikuti ekstrakulikuler yang ditawarkan.

Unsur-Unsur Administrasi Menurut Para Ahli

Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran

Beberapa ahli pernah menerangkan tentang beberapa unsur administrasi secara umum. Berikut ini penjelasannya:

  1. Sondang P Siagian

Unsur-unsur administrasi menurut Sondang P Siagian adalah:

  1. Terdiri atas dua orang manusia atau lebih
  2. Mempunyai tujuan
  3. Terdapat tugas yang akan dikerjakan
  4. Tersedianya peralatan dan perlengkapan

Sondang P Siagian menyatakan keempat unsur tersebut merupakan unsur mutlak dalam administrasi.

  1. The Liang Gie

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie, terdiri atas 8 unsur yang salingberkaitan satu sama lain, yaitu:

  1. Organisasi
  2. Manajemen
  3. Komunikasi
  4. Kepegawaian
  5. Keuangan
  6. Perbekalan
  7. Ketatausahaan
  8. Hubungan Masyarakat (Humas)

Unsur-Unsur Administrasi

Agar dapat lebih mengerti masing-masing unsur administrasi maka kita perlu menguraikannya satu persatu. Berikut penjelasannya:

1. Organisasi

Pengertian organisasi adalah suatu tempat berkumpulnya sekelompok orang untuk bekerjasama dengan memanfaatkan sumber daya yang ada. Di dalam suatu organisasi terdapat kegiatan yang berkaitandengan pengaturan, penyusunan, pembagian tugas dari suatu usaha kerjasama dalam upaya untuk mencapai tujuan tersebut.

2. Manajemen

Pengertian manajemen adalah suatu proses mengatur sesuatu yang dikerjakan oleh sekelompok orang atau organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Kegiatan dalam manajemen adalah untuk menggerakkan segenap orang serta mengarahkan semua fasilitas untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan.

3. Komunikasi

Pengertian komunikasi adalah suatu aktivitas yang menyampaikan informasi, baik itu pesan, ide, dan gagasan, dari satu pihak ke pihak lainnya. Komunikasi dalam aktivitas administrasi bisa dilakukan secara verbal, melalui bahasa tubuh, maupun secara tertulis.

4. Kepegawaian

Pengertian kepegawaian adalah proses yang berkaitan dengan pengaturan tenaga kerja di dalam organisasi. Proses kepegawaian dalam organisasi diawali dari penerimaan, pengangkatan, penempatan, pembimbingan, pengarahan, pemberhentian, promosi, sampai pemberhentian/ pensiun.

5. Keuangan

Pengertian keuangan dalam administrasi adalah sesuatu yang berhubungan dengan pembiayaan di dalam hubungan kerjasama, diantaranya; cara mendapatkan biaya, pertanggungjawaban biaya, pengelolaan segi pembayaran, penentuan sumber-sumber biaya, dan lain-lain.

6. Perbekalan

Pengertian perbekalan adalah kegiatan yang berkaitan dengan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan organisasi. Beberapa kegiatannya adalah pengadaan barang, penyimpanan barang, sampai pemusnahan barang yang tidak dibutuhkan.

7. Ketatausahaan

Pengertian ketatausahaan dalam administrasi adalah kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan atas penyelenggaraan usaha. Contohnyya, pencatatan, penyimpanan, pengiriman, dan lain-lain. Biasanya kegiatan tata usaha ini disebut juga dengan “office work” yang dilakukan di dalam kantor.

8. Hubungan Masyarakat (Humas)

Pengertian Humas atau public relation adalah suatu bagian dari organisasi yang fungsinya untuk melakukan interaksi, hubungan, dan kerjasama dengan masyarakat yang terpaut dengan organisasi tersebut. Tujuan dari kegiatan humas ini adalah untuk mendapatkan dukungan penuh dari masyarakat terhadap organisasi tersebut secara sadar dan sukarela.

Jenis-Jenis SOP Dalam Administrasi Perkantoran

SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan

Berdasarkaan sifat kegiatannya, SOP dapat digolongkan ke dalam dua jenis yaitu SOP Teknis dan SOP Administratif.

1. SOP Teknis

SOP Teknis, adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dikerjakan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti yang membuat tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP teknis ini biasanya dilakukan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja.

SOP Teknis berisi langkah-langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail melakukan pekerjaan. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan SOP teknis diterapkan pada bidang-bidang yang dilakukan oleh pelaksana tunggal seperti: pemeliharaan sarana-prasarana, pemeriksaan keuangan, kearsipan, korespondensi, dokumentasi dan lainnya.

2. SOP Administratif

SOP Administratif, adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilaksanakan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan. Ciri-ciri SOP Administratif adalah sebagai berikut:

  • Pelaksana kegiatan memiliki jumlah yang banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal.
  • Berisi langkah-langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.

Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, SOP administratif bisa digunakan untuk proses-proses perencanaan, penganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan.

SOP administratif dalam lingkup mikro, disusun untuk proses-proses administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai tingkatan unit organisasi yang paling kecil hingga pada tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.

SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan

Menurut cakupan dan besaran kegiatannya, SOP digolongkan ke dalam dua jenis yaitu SOP Makro dan SOP Mikro.

1. SOP Makro

SOP Makro mencakup beberapa SOP mikro yang mencerminkan bagian dari acara tersebut atau SOP yang merupakan penggabungkan dari beberapa SOP mikro yang membentuk suatu kegiatan dalam SOP tersebut. SOP makro tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dikerjakan oleh pelaksana kegiatan.

Contohnya SOP pengelolaan surat yang merupakan SOP makro dari SOP pengerjaan surat masuk, SOP pemberian tanggapan terhadap surat masuk, dan SOP pengiriman surat.

2. SOP Mikro

SOP Mikro adalah bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro yang lebih besar melingkupinya.

SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

SOP menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan digolongkan ke dalam dua jenis, yaitu SOP Final dan SOP parsial.

1. SOP Final

SOP final adalah SOP yang berdasarkan lingkupan kegiatannya sudah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Contoh: SOP Penyusunan Pedoman adalah SOP final dari SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman. SOP penyelenggaraan pengarahan teknis merupakan SOP final dari SOP penyiapan penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

2. SOP Parsial

SOP parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final sehingga kegiatan ini masih mempunyai rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya. Contoh: SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman yang diartikan sebagai bagian (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.

SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan

SOP menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan digolongkan ke dalam dua jenis yakni SOP Generik dan SOP Spesifik.

1. SOP Generik

SOP Generik (umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan isi kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di SOP kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya. Variasi SOP yang ada hanya dikarenakan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan. Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan di Satker A dan SOP pengelolaan Keuangan di Satker B mempunyai SOP Generik: SOP Pengelolaan Keuangan dengan aktor: KPA, PPK, Bendahara dan seterusnya.

2. SOP Spesifik

SOP spesifik (khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya rellatif mempunyai perbedaan dari kegiatan yang di SOP kan, tahapan kegiatan, aktor(pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak bisa diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik tersebut. Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Laboratorium A pada kantor Z hanya berlaku pada laboratorium A di kantor Z tidak berlaku di laboratorium lainnya.

Azas-Azas Penyusunan SOP

  • Asas Pembekuan, yaitu Disusun berdasarkan tata cara dan bentuk yang sudah dibakukan sehingga bisa menjadi acuan yang baku dalam melakukan suatu tugas.
  • Asas pertanggung jawaban, hal ini harus bisa dipertanggungjawabkan baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, standar yang ditetapkan maupun dari sisi kebahasannya.
  • Asas Kepastian merupakan adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur dan masyarakat sehingga masing-masing pihak memiliki tanggung jawab yang sama.
  • Asas Keseimbangan merupakan Adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur dan masyarakat sehingga masing-masing pihak memiliki tanggung jawab yang sama.
  • Asas Keterkaitan, yaitu harus terkait dengan kegiatan administrasi baik secara langsung ataupun tidak langsung
  • Asas kecepatan dan kelancaran, yakni menyelesaikan tugas dengan tepat waktu, tepat sasaran, menjamin kemudahan dan kelancaran secara procedural
  • Asas keamanan merupakan harus bisa menjamin kepentingan semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas.
  • Asas keterbukaan merupakan Keberadaan SOP bisa menciptakan transparansi dalam pelaksanaan tugas.

Prinsip-Prinsip Penyusunan SOP

1. Prinsip Kemudahan dan Kejelasan

Prinsip ini dimaksudkan agar prosedur-prosedur standar yang akan disusun harus dengan mudah dapat dipahami dan dilakukan oleh semua pegawai termasuk pegawai baru tanpa mengalami masalah dalam pelaksanaan tugasnya.

2. Prinsip Efisiensi dan Efektivitas

Prinsip ini melakukan efisiensi dan efektivitas dalam proses pelaksanaan tugas. Prinsip ini tetap harus menjadi pedoman dalam penyusunan prosedur kerja. Diharapkan prinsip ini membuat pekerjaan lebih cepat selesai dan lebih murah.

3. Prinsip Perhatian dan Keselarasan

Prinsip ini bertujuan untuk menyelaraskan prosedur-prosedur yang berhubungan satu dengan lainnya.

4. Prinsip Keterukuran

Prinsip ini menjadi sangat penting dalam SOP karena output dari prosedur-prosedur yang terstandarisasi mengandung kualitas mutu tertentu yang bisa diukur pencapaian keberhasilannya.

5. Prinsip Dinamis

Prinsip dinamis maksudnya, prosedur-prosedur yang ada, bisa dengan mudah disinkronkan dengan perkembangan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang.

6. Prinsip Berorientasi pada Konsumen

Prosedur-prosedur yang dikembangkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna sehingga bisa memberikan kepuasan pada pengguna.

7. Prinsip Kepatuhan dan Kepastian Hukum

Penyusunan SOP harus memenuhi ketentuan-ketentuan dan peraturan pemerintah yang berlaku, serta untuk memperoleh kepastian hukum agar bisa ditaati oleh pegawai dan melindungi pegawai jika terjadi tuntutan hukum.

Prinsip penyusunan standar  pelayanan agar bisa diimplementasikan dan menjadi alat sinergis antara pemberi layanan dengan penerima jasa layanan, maka dalam penyusunan standar pelayanan perlu menerapkan hal berikut:

  • Standar pelayanan yang diterapkan merupakan komitmen dan hasil kesepakatan antar pimpinan dan staf unit pelayanan dengan memperhatikan pihak yang berkepentingan, serta mengacu pada peraturan yang ada.
  • Standar pelayanan yang ditetapkan memuat aturan-aturan yang bersifat pokok, sehingga mudah dipahami dan dikerjakan.
  • Prosedur yang distandarkan harus bisa dimengerti dengan mudah dan itu juga diterapkan oleh para pegawai.
  • Mudah Diukur. Standar pelayanan yang diterapkan dapat diukur penerapannya.
  • Standar pelayanan yang ditetapkan bersifat terbuka demi mendapat saran dan masukan untuk penyempurnaan.
  • Terjangkau artinya standar pelayanan bisa dikerjakan secara baik dan benar.
  • Pertanggungjawaban yaitu hal-hal yang diatur dalam standar pelayanan sehingga bisa dipertanggungjawabkan kepada pihak yang berkepentingan.
  • Ketepatan waktu. Dalam pencapaian suatu pekerjaan, sangat diperlukan prinsip ketepatan waktu agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan waktu yang ditentukan.
  • Prinsip kesinambungan memungkinkan prosedur-prosedur yang telah dibuat agar diperbarui mengikuti kebutuhan demi meningkatkan layanan.

Teknik Menyusun SOP

Berikut ini adalah teknik penyusunan SOP

1. Membentuk Tim dan Kelengkapannya

Tim bertugas mengumpulkan data, mengidentifikasi kebutuhan, menganalisis prosedur, melaksanakan pengembangan, melakukan uji coba, mengerjakan sosialisasi, memonitor dan evaluasi, melakukan penyempurnaan, dan menyajikan hasil-hasil pengembangannya kepada pimpinan SOP.

2. Memberikan Pelatihan untuk Anggota Tim

Agar dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya, seluruh anggota tim harus mendapatkan pembekalan yang benar tentang cara menyusun SOP sehingga bisa disusun petunjuk pelaksanaan penyusunan SOP yang nanti dapat digunakan oleh anggota tim dalam melaksanakan tugas.

3. Sosialisasi SOP ke Seluruh Unit

Tujuan sosialisasi SOP adalah agar diketahui oleh seluruh unit kerja. Jadi, seandainya nanti terjadi perubahan, para pimpinan unit bisa segera mengetahuinya. Pimpinan puncak dituntut untuk melaksanakan sosialisasi tersebut.

Penerapan SOP Dalam Manajemen Perkantoran

Penerapan SOP dalam praktek penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi merupakan tahapan selanjutnya sesudah secara formal ditetapkan oleh pimpinan organisasi. Proses penerapan harus bisa memastikan bahwa output yang dikehendaki dapat diwujudkan yaitu:

  1. Setiap pelaksana mengetahui SOP yang disusun dan berikan alasan perubahannya.
  2. Salinan/kopi SOP diexplore sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh semua pengguna potensial.
  3. Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP dan bisa menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk menerapkannya secara aman dan efektif (termasuk pemahaman akan akibat yang akan terjadi jika gagal dalam melaksanakan SOP).
  4. Ada mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja, mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin keluar, dan menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP. Pelaksanaan penerapan SOP harus secara terus menerus diawasi sehingga proses penerapannya bisa berjalan dengan baik. Berbagai masukan dalam setiap upaya monitoring akan menjadi bahan yang berharga dalam melakukan evaluasi sehingga penyempurnaan terhadap SOP bisa dilakukan secara cepat dan tepat sesuai kebutuhan.

Nah, itulah penjelasan lengkap mengenai Administrasi Perkantoran yang meliputi, Pengertian Administrasi Perkantoran, Fungsi Administrasi Perkantoran, Tujuan Administrasi Perkantoran, Karakteristik Administrasi Perkantoran, dan lain sebagainya. Semoga artikel kali ini dapat  menambah wawasan Anda dan bisa bermanfaat.

 

Administrasi Perkantoran

 

 

Leave a Comment