13
5539

Tugas dan Tanggung Jawab Admin Gudang Serta Tujuan [LENGKAP]

loading...

Tugas Admin Gudang – Seorang yang bekerja di sebuah perusahaan dan menempati pekerjaan di gudang.  Banyak belum yang mengetahui apa saja tugas dan tanggung jawab seorang admin gudang serta tujuan fungsi dan lain sebagainya. Berikut ini akan dijelaskan mengenai tugas dan tanggung jawab seorang admin gudang.

Tugas Admin Gudang

Tugas Admin Gudang

Tugas Admin Gudang

Dalam kegiatan bisnis, terutama di bidang produksi ataupun industri, kita akan sering menemui istilah gudang. Gudang menjadi suatu hal yang tidak bisa terlepas dalam dunia usaha perdagangan barang, terutama pada barang -barang industri dan di bagian produksi. Gudang memang ialah hal yang paling penting.

Gudang dalam dunia indistri ataupun produksi ini pada dasarnya berlainan dengan gudang individu ataupun yang terdapat di rumah -rumah. Meski secara sederhana bisa dipahami dalam arti yang sama, tentu tetapi terdapat hal yang membedakan celah jenis gudang ini. Lantas, apa pengertian gudang dan apa fungsi gudang tersebut?

Pengertian Gudang

Tugas Admin Gudang

Tugas Admin Gudang

Pengertian gudang bisa artikan sebagai suatu tempat yang dibebani dengan tugas untuk menyimpan barang -barang yang akan dipergunakan untuk produksi, sampai barang tersebut diminta sesuai dengan jadwal produksinya.

loading...

Keberadaan gudang ini difungsikan sebagai buffer ataupun penyeimbang serta untuk menentukan tindakan suatu perusahaan selanjutnya. Dalam artian, apakah perusahaan menggunakan gudang tersebut untuk tujuan komersial ataupun lebih baik cuma dipakai sendiri.

Di dalam perdagangan, gudang biasanya dipergunakan sebagai tempat untuk menanggapi beberapa konsumen yang berbeda-beda. Secara umum, gudang juga tentu memiliki tenaga kerja yang lumayan yang disertai dengan perlengkapan.

Sebagai salah satu trik untuk memenuhi kebutuhan konsumen, maka pengadaan gudang juga bertujuan untuk kepuasaan konsumen ataupun pengguna. Karenanya, diaturlah jarak penyimpanan yang diusahakan dalam batas masa tertentu, baik yang berlama-lama ataupun yang pendek, yang disesuaikan dengan kebutuhan konsumen.

Misi Gudang

Tugas Admin Gudang

Tugas Admin Gudang

Pengadaan komersial gudang bisa menguntungkan bagi industri perdagangan. Sebab, gudang bisa mendorong adanya keluwesan ataupun flexibility serta manajemen yang profesional.

Sebagai penyimpanan produk, gudang juga memiliki beberapa misi ataupun tugas tertentu pada jaringan distribusi pemasaran. Misi gudang pada jaringan distribusi pemasaran melingkupi :

  1. Menjaga persediaan barang yang digunakan, sebagai bentuk penyeimbang dan penyangga (buffer) dari variasi celah penjadwalan produksi dan permintaan dari konsumen.
  2. Sebagai penyalur di dalam sebuah daerah pesanan, yang mempunyai jarak transportasi terpendek sehingga bisa menghadiahkan jawaban lekas tentu permintaan pelanggan.
  3. dipakai sebagai zona penumpukan dan menguatkan produk -produk dalam kegiatan produksi serta pendistribusian.

Fungsi Pokok Admin Gudang

Tugas Admin Gudang

Tugas Admin Gudang

Gudang ialah zona penyimpanan produk serta untuk memenuhi permintaan pelanggan secara cepat. Dari pengertian ini, maka gudang memiliki beberapa fungsi di celah penerimaan dan pengiriman produk.

Fungsi-fungsi pokok gudang, bisa meliputi :

  1. Assembling the order (perakitan pesanan)
  2. Dispatching ke penyimpanan
  3. Dispatching the shipment
  4. Identifying and sorting (pengidentifikasian dan penyaringan)
  5. Maintaining record (perawatan produk)
  6. Packaging (pengepakan)
  7. Picking the order (pemilihan pesanan)
  8. Receiving (penerimaan) dan shipping (pengiriman)
  9. Storing (penyimpanan)

Tujuan Utama Pengadaan Barang

Tugas Admin Gudang

Tugas Admin Gudang

Gudang ataupun zona penyimpanan ini memang memiliki fungsi yang amat penting dalam menjaga kelancaran operasi produksi pada suatu pabrik. Tujuan dan fungsi penyimpanan dari gudang secara umum merupakan untuk memaksimalkan utilitas sumber daya yang ada, kemudian memenuhi kebutuhan pelanggan ataupun memaksimalkan pelayanan kepada pelanggan dengan jalan memperhatikan hambatan sumber daya yang ada.

Terkait hal tersebut, ditemukan tiga tujuan utama yang bersangkutan dengan pengadaan barang. Tujuan utama pengadaan barang, yaitu:

  1. Pengawasan. yaitu suatu sistem administrasi yang terjaga dengan baik, diusahakan untuk mengontrol keluar masuknya material. Tugas pengawasan ini menyangkut keamanan material, supaya tidak terjadi suatu material yang hilang.
  2. Pemilihan. yaitu kegiatan pemeliharaan ataupun perawatan supaya material yang disimpan dalam gudang tidak lekas mengalami kerusakan saat masa penyimpanan.
  3. Penimbunan ataupun penyimpanan. yaitu agar,bila sewaktu-waktu dibutuhkan, maka material yang hendak dipakai tentu tetap tersedia, sebelum dan selama proses produksi tersebut berlangsung.

( BACA JUGA : TUGAS ACCOUNT OFFICER )

loading...

Fungsi Penting Gudang

Tugas Admin Gudang

Tugas Admin Gudang

Dalam memfasilitasi proses dan kegiatan pengelolaan barang, fungsi penting gudang adalah:

  1. Penerimaan (receiving). merupakan proses untuk menerima material pesanan perusahaan, dengan menjamin kuantitas material yang dikirim oleh pihak supplier, serta mendistribusikan material tersebut ke dasar produksi.
  2. Persediaan. merupakan kegiatan untuk menjamin supaya permintaan bisa dipenuhi sesuai dengan tujuan perusahaan yaitu memenuhi kepuasan pelanggan.
  3. Penyisihan (put away). merupakan untuk menempatkan barang-barang dalam letak penyimpanan.
  4. Penyimpanan (storage). merupakan suatu bentuk fisik dari barang-barang yang disimpan sebelum ada permintaan.
  5. Pengambilan pesanan (order picking). merupakan suatu proses pengambilan barang dari gudang yang sesuai dengan permintaan.
  6. Pengepakan (packaging). merupakan tindakan pilihan sesudah proses pengambilan (picking).
  7. Penyortiran. merupakan suatu proses pengambilan batch sebagai pesanan individu dan penumpukan pengambilan yang terdistribusi, yang disebabkan variasi barang ada dalam jumlah besar.
  8. Pengepakan dan pengiriman. merupakan suatu pemeriksaan barang dalam kontainer hingga terjadinya pengiriman.

Administrasi Gudang

Tugas Admin Gudang

Tugas Admin Gudang

Dalam rangka pelaksanaan tanggung jawab atas barang-barang dalam gudang, maka kepala gudang wajib membuat/mengadakan pembukuan barang-barang dalam gudangnya.

Kepala gudang wajib menjadikan sistem pembukuan sedemikian rupa sehingga bisa diketahui bahwa catatan barang-barang cocok dengan barang-barang secara fisik. Kesamaan ini menyangkut baik jenisnya, jumlahnya, nilainya, tempatnya di gudang, kapan diterimanya dan lain-lain yang dianggap perlu.

Untuk keperluan tersebut, maka kepala gudang wajib menjadikan kartu gudang untuk setiap macam barang yang memuat berkaitan dengan penambahan barang, pengurangan dan persediaan/saldo barang dalam gudang. Kartu gudang yang diletakkan pada tumpukan barang yang terkait, dinamakan pula kartu gudang (label).

Di samping kartu gudang, maka kepala gudang wajib menjadikan pula buku ataupun kartu stok barang untuk setiap jenis/ukuran barang. Kartu ini disimpan dalam kotak kartu, dengan susunan secara sesuai nama abjad.

Saat menjalankan tugas tersebut, Bendaharawan barang/kepala gudang/ pengurus barang dan unit-unit wajib menyelenggarakan administrasi pergudangan yang baik dan benar, yakni:

  1. Menyelenggarakan tata buku penggudangan yang jelas dan mudah dicek kembali.
  2. Melakukan pembukuan mutasi barang setiap terjadi mutasi.
  3. Membuat dan menyelenggarakan pembukuan dan administrasi barang dalam buku-buku dan/atau kartu-kartu barang, misalnya:

1) Buku Penerimaan

Gudang Buku ini memuat semua keterangan-keterangan berkenaan bukti-bukti ataupun dokumen-dokumen penerimaan barang.

2) Buku Pengeluaran Gudang

Buku ini memuat semua keterangan berkenaan bukti-bukti penyerahan ataupun penerimaan barang.

3) Buku Kekayaan Gudang

Buku ini memuat dan menunjukkan setiap saat dan jumlah nilai dalam modal dari semua barang yang disimpan di gudang.

4) Kartu Persediaan Barang

Kartu ini memuat semua keterangan yang meliputi penambahan, pengurangan, persediaan dan harga dari suatu jenis barang (bahkan dari setiap ukuran dari jenis barang) tertentu.

Ini berarti bahwa setiap jenis, lebih-lebih setiap ukuran tipe dari suatu jenis barang wajib dibuatkan kartu tersendiri. Kartu-kartu yang seperti itu banyak jumahnya itu, wajib disimpan dalam kotak/peti khusus untuk itu, dengan susunan secara alfabetis.

Dasar dalam membuat administrasi gudang pada perusahaan ritel adalah:

Barang, PO dan Faktur.

  1. Barang yang dikirim supplier diterima oleh bagian Receiving ataupun Ekspedisi lalu dicek silang berdasarkan PO.
  2. PO (Purchase Order) dikeluarkan oleh Divisi Pembelian (Divisi Buyer) di periksa (chek list) pada bagian tanggal permintaan barang,kuantitas ataupun jumlah barang per unit, dan keadaan fisik barang.

Jika kondisi tersebut telah sesuai dengan permintaan terus PO ditandatangani oleh supplier, petugas receiving dan bagian pembelian sebagai bukti persetujuan. Dokumen-dokumen tersebut memiliki bagian yang berbeda yakni terdiri dari tiga rangkap,1 lembar ke bagian EDP (Entry Data Procesing), 1 lembar ke bagian keuangan, dan 1 lembar lagi ke bagian gudang.

Barang dari bagian Receiving nantinya akan didistribusikan sesuai dengan sifat/kondisi barang. Barang-barang yang memiliki jumlah banyak, susah diperoleh, barang-barang program, langsung dikirim ke bagian gudang, akan tetapi barang-barang Fast Moving didistribusikan langsung ke area toko.

Tiap-tiap counter setiap hari mendata barang-barang yang dijual, apabila barang sudah habis ataupun berkurang seorang pramuniaga bisa membuat permintan barang ke gudang.

Pencatatan persediaan barang di gudang bisa diusahakan dengan cara manual dan komputerisasi.

  1. Pencatatan barang secara manual

Pada dasarnya administrasi gudang terdiri dari 2 sistem pencatatan, yaitu:

  1. Sistem Pencatatan Terus-Menerus (Perpetual System)

Pada ”Sistem Pencatatan Terus Menerus” ataupun dikatakan juga ”Sistem Buku”, pencatatan persediaan barang diusahakan secara kontinue (terusmenerus).

Untuk tiap jenis barang dibuat perkiraan/rekening/kartu ataupun buku tersendiri. Bertambahnya barang yang dicatat di sebelah debet dan berkurangnya barang dicatat di sebelah kredit setiap saat terjadi transaksi. Saldo dari perkiraan disamakan dengan persediaan barang yang ada.

  1. Sistem Pencatatan Secara Periodik (Periodic System)

Pada setiap terdapat transaksi penjualan, maka cuma penerimaan dari penjualan itulah yuang dicatat. Dalam kejadian ini tidak dibuat jurnal untuk mengkredit (mengurangi) perkiraan/rekening persediaan ataupun perkiraan pembelian senilai harga pokoknya barang yang dijual itu. Oleh karena itu, harga pokok penjualan ditetapkan berlandaskan agenda perincian persediaan barang yang terdapat (disebut persediaan fisik). Dengan begitu persediaan pada ujung periode akuntansi diusahakan dengan cara menginventarisir ataupun menghitung persediaan secara fi sik. Kemudian, karena perhitungan secara fi sik (Physical Inventory) diusahakan sebagai ”Sistem Periodik” (Periodic System).

Dalam sistem pencatatan persediaan barang bisa diusahakan dengan beberapa metode.

Metode pencatatan persediaan barang tersebuut celah lain:

1. First-in, First-out (FIFO)

Pencatatan dengan metode FIFO berarti barang yang awal masuk,barang itulah yang lebih dulu dikeluarkan, ataupun secara mudah bisa dikatakan masuk pertama, muncul awal (MPKP).

2. Last-in, First-out (LIFO)

Pencatatan dengan metode LIFO berarti barang yang paling ujung akan masuk, barang itulah nantinya yang lebih dulu dikeluarkan ataupun dikatakan bahwa masuk akhir, awal keluar (MAKP).

3. Average Cost (AC)

Pencatatan dengan metode AC berarti bahwa barang-barang yang dikeluarkan dicatat berlandaskan harga rata-ratanya.

Tugas Staff Administrasi Gudang

Tugas Admin Gudang

Tugas Admin Gudang

Tugas Staff Administrasi Gudang – Tugas-tugas berikut ini bisa diperkembang untuk menjadikan Job Desnya :

Tugas Warehouseman :

  • Terima barang dan mengkalkulasi item stok, serta mencatat data dengan manual serta menggunakan komputer
  • Membungkus serta aktif bungkusan beberapa barang untuk disimpan di ruangan stok, gudang, ataupun halaman penyimpanan (storage yards)
  • Memverifikasi perhitungan inventory dengan memperbandingkan dengan perhitungan stok, serta menyelidiki ketidaksamaan ataupun sesuaikan beberapa kekeliruan
  • Menaruh barang-brang dengan teratur serta gampang dibuka di gudang, ruangan alat, ruangan suplai, ataupun tempat yang lain.

Tugas Administrasi Penjualan :

  • Berikan tanda pada beberapa barang dengan memakai ” tag pengenal “, cap, alat pemberi tanda elektronik, ataupun alat label yang lain.
  • Membersihkan dan memelihara suplai, alat-alat (toolls), perlengkapan, serta beberapa tempat penyimpanan sesuai dengan dasar keselamatan kerja.
  • Mengambil keputusan metoda penyimpanan yang sama, identifikasi serta tempat stok berdasar pada turnover, . beberapa segi lingkungan, serta kekuatan fisik sarana.
  • Mengadakan catatan pemakaian serta/atau rusaknya stok ataupun perlengkapan handling stok.
  • Memeriksa dan menginspeksi beberapa barang stok pada keausan ataupun rusaknya, melaporan kondisi sekian pada supervisor.
  • Berikan pertolongan ataupun arahan pada pekerja-pekerja ruangan stok, gudang, ataupun tempat penyimpanan
  • Memberikan info PAk Gabe,

Untuk penuhi prasyarat prasyarat internal audit, jadi pekerjaan di Sisi Gudang baiknya dipilah/dibagi jadi 3, yakni

  1. Receiving, kerjakan pekerjaan tugas rencana penerimaan barang dan semua mekanisme untuk meyakinkan apabila barang yang di terima yakni berdasar pada pesananan, sesuai sama jumlah serta spesifikasi barang yang dipesan
  2. Stok Control. Membenahi enempatan barang serta pelihara data syok barang’
  3. Delivery, mengatasi mekanisme pengeluaran barang, apabila setiap barang yang keluar yakni memanglah berdasar pada rencana serta perintah resmi

Nah, itulah penjelasan mengenai Tugas Admin Gudang yang harus Anda ketahui, yang meliputi Pengertian, Tugas, Tujuan, seorang dmin Gudang secara lengkap. Semoga artikel kali ini dapat menambah wawasan Anda dan bisa bermanfaat.

Tugas Admin Gudang

 

loading...

Show Comments

No Responses Yet

Leave a Reply